Minden gyűjteménnyel rendelkező intézmény számára kritikus fontossággal bír a tárgyak, adatok és rekordok megőrzésének biztosítása. Napjaink technológia-vezérelte világában számtalan új lehetőség nyílik a gyűjtemények konzerválására, digitális rögzítésére és megosztására, illetve arra, hogy kezelésük módját átalakítsuk. A digitalizálás ma már messze túlmutat azon, hogy a gyűjtemény online elérhetővé váljon a közösség számára, a digitális replikák és a kapcsolt gazdag adatmennyiség is legalább ilyen fontos – már csak a hosszútávú megőrzés és a kutatás miatt is. A digitalizálás már számos intézményben bevett tevékenység, azonban sok helyen ütköznek abba a problémába, hogy nincs elég kapacitás a nagyobb mértékű műtárgy-digitalizálásra.
A fenti problémakörhöz kapcsolódóan 2016 végén az Axiell és a Museum Computer Network (MCN) globális felmérést végzett több mint 100 múzeumi és gyűjteményekkel foglalkozó szakember részvételével arra vonatkozóan, hogy mennyire hajlandóak az intézmények bevonni a közönséget a digitalizálási feladatokba. A felmérésben résztvevők közül 10 intézménnyel mélyinterjú is készült, melynek eredményeként megszületett egy jelentés a muzeális intézmények jelenlegi digitalizálási stratégiáiról. A jelentés nemrégiben jelent meg Digitising Collections: Leveraging volunteers & crowdsourcing to accalerate digitisation, azaz Gyűjtemények digitalizálása: önkéntesek alkalmazása és crowdsourcing a digitalizálás meggyorsítására címmel.
A jelentés kimutatta, hogy az intézmények 86%-ának prioritás a digitalizálás. Ezzel szemben a cél és a folyamat között már nagyobb a szakadék, ugyanis a jelenlegi digitalizálás mértékével inkább évtizedek, mint évek kellenek a digitalizálási célok eléréséhez. A válaszadók 40%-a az egész gyűjteményét, ezzel együtt 69%-a pedig több mint a gyűjteménye felét digitalizálná. A probléma csak az, hogy ezek közül kb. csak 26% tudja 10 éven belül teljesíteni a digitalizálási tervét.
Az intézmények számára azonban nem csak a digitalizálás mértéke okozhat fejtörést, egyéb kihívásokkal is szembe kell nézniük. A gyorsan változó technológia és a fogyasztói igények folyamatos átalakulást hoznak a digitalizálási célokba is. Ami az egyik évben még megfelelő mennyiségű adatnak és magas minőségű képnek tűnik, a következőben már lehet, hogy nem elég jó az új technológiák által felállított sztenderdeknek. A kihívások ellenére nagy lehetőség rejlik a közönség digitalizálási folyamatba való bevonásában, mivel a közönség újfajta megszólítása új utakat nyit meg a gyűjteményekhez való hozzáférés minőségében.
Az új gyűjteményi rekordok létrehozása mellett a már meglévő adatok gazdagítása is alapvető fontossággal bír a megkérdezettek számára. 40%-uk az intézményi stratégiájába is bevette már ezt a feladatot, a válaszadók 37%-nál már fejlesztés vagy tervezés alatt áll az adatgazdagításra vonatkozó stratégia, míg ezzel szemben 15% számára nem prioritás vagy egyáltalán nem is fontos a feladat.
A digitalizálás szükségessége nem vitás, a folyamat felgyorsítása már sok vitát és kísérletezést váltott ki az utóbbi években. Egy mindenki által elfogadott megoldás hiányában és a folyamatosan változó szükségletek közepette az intézmények prioritásai is intézményről intézményre változnak. A felmérésben megkérdezték a résztvevőktől, hogy a digitalizálás mértékének növelésére milyen taktikát használnak vagy terveznek használni. A válaszadók 70%-a már most is bevon önkénteseket az adatbevitelbe, 14% fontolóra vette, 9% nem gondolt még rá, 6% pedig elutasította ezt az opciót. A kiszervezett adatbevitelt crowdsourcing formájában a válaszadók 23%-a valósítja meg jelenleg is, 27% fontolgatja, 31% nem vette még fontolóra, míg 10% elutasította a lehetőséget. A digitalizált anyag mennyiségének növelésére a válaszadók 10%-a jelenleg is „futószalagon gyártja” a digitalizált anyagot, ugyanakkor 50%-uk még nem döntötte el, hogy alkalmazza-e ezt a megoldást. Negyedik megoldásként a plusz munkaerő felvétele jött számításba, ezzel a megoldással a kérdőívben válaszolók 24%-a már most is él, 32%-a fontolgatja, míg 33%-a elutasította az opciót. A számokból látható, hogy az önkéntesek alkalmazása és a crowdsourcing is egy jó lehetőség a digitalizálás meggyorsítására anélkül, hogy drága technológiába vagy új emberek felvételébe kellene befektetni.
A jelentésben arra a kérdésre is keresik a választ, hogy vajon mi tartja vissza az intézményeket az önkéntesek vagy a crowdsourcing bevetésétől. Számos előnye van annak, hogy nem-fizetett személyek besegítenek a digitalizálásba, ugyanakkor ez a stratégia kihívásokkal is jár – és ezek közül több akár meg is akaszthatja a munkát. Az egyik ilyen az önkéntesek fluktuációja. Mivel nem kapnak fizetést, bármikor továbbállhatnak, és a megfelelő utánpótlás megtalálása időigényes lehet, nem beszélve arról, hogy újra és újra be kell tanítani az embereket a munkára. Erre a kihívásra a jelentés szerint többek között úgy lehet válaszolni, hogy célzottan írjuk ki azokat a lehetőségeket, amelyekre az önkéntesek jelentkezhetnek. Így egy adott személyiségtípushoz illő és bizonyos képességeket igénylő feladatot kiírva nagyobb eséllyel találunk olyan embert, aki ezeknek a tulajdonságoknak a birtokában elkötelezetten tudja végezni a munkáját – például egy tárlatvezetést nyilván szívesen tartana egy történelemben jártas, beszédes illető. A lényeg az, hogy az intézmények változatos pozíciókra keressenek önkénteseket és a toborzás is célzottan történjen, például a profilba vágó egyetemekről – ezekre a megoldásokra számos példát említ a jelentés.
Egy másik kihívás inkább technikai jellegű, mellyel már sokan találkoztak itthon is: az eszköz- és technológia-ellátottság szintje. Nehéz ugyanis úgy digitalizálásra alkalmazni az önkénteseket, ha nincs megfelelő mennyiségű számítógép és szoftver, amellyel dolgozhatnának. Erre hozza megoldásként a jelentés azt a lehetőséget, hogy tegyék lehetővé az intézmények a távoli munkavégzést és online adatbevitelt az önkéntesek számára, akik így a saját eszközeikkel tudnak a múzeum célkitűzéseiért munkálkodni. Ehhez kapcsolódhat a harmadik jelentősebb kihívás, nevezetesen az önkéntesek hatékony képzése és irányítása. A digitalizálás közel sem olyan munka, amelyet bárki el tud végezni az utcáról betérve. Ahhoz, hogy sikerrel bevonhassunk valakit akár a gyűjtemény menedzsmentbe, akár a digitalizálásba, megfelelő képzést kell biztosítani neki. Nyilvánvalóan a digitalizálás olyan részfeladatait bízzuk az önkéntesekre, amelyek egyszerűek és gyakran ismétlődőek, ugyanakkor ha ezeket a fluktuáció miatt újra és újra be kell tanítani, az eléggé leterheli a rendes múzeumi alkalmazottakat. Ami a jelentés szerint működő megoldás lehet, az az automatizálás és a pontos dokumentálás. Így a tipikusan felmerülő kérdéseket nem kell mindig újra megválaszolni és az összes információt sem kell mindig átadni személyesen. Aranyszabályként említik, hogy a folyamatleírás egy lépésről lépésre szóló dokumentum legyen, ami tisztán leírja, hogy melyik feladat után mi következik – így az önkénteseknek nem kell találgatniuk és kérdezniük a feladat-végrehajtásról. Ha lehetőség van rá, érdemes a tartalomkezelő rendszert „leegyszerűsíteni” az önkéntesek részére: elbújtatni a nekik nem szükséges funkciókat, kötelező mezőket kinevezni, válaszlehetőségeket megadni legördülő listában, stb. Az önkéntesek általi digitalizálás egyik sarkalatos pontja az adatpontosság biztosítása is, ami szintén kihívás elé állítja az intézményeket. A bevitt adatok minősége alapvető fontosságú, így kérdés, hogy a többségében nem ilyen szakképzettségű önkéntesek mennyire jól tudják elvégezni a rájuk bízott feladatot. A szótárak megadása és az előre lefektetett sztenderdek csökkenthetik a hibás adatok bevitelét, csakúgy, mint azon lehetőségek számának csökkentése, ahol szabadszavas leírásokat kell adni.
A kihívások ismertetése után a jelentés összegzi azokat a legfőbb tippeket, amelyek hasznosak lehetnek az önkéntesek digitalizálási célú alkalmazásához. Ezek röviden:
Az Axiell és a Museum Computer Network (MCN) jelentése egyedülálló abból a szempontból, hogy nagyszámú intézmény felmérésével mutatja be azokat a lehetőségeket, amelyeket alkalmazni lehet, ha önkénteseket fogad egy intézmény digitalizálási feladatai elvégzésére. A hazai múzeumoknak is hasznos lehet megfontolni az itt felvetett ötleteket és kicsit meggyorsítani a digitalizálási munkát.
Az eredeti jelentés itt érhető el >>
Szabó Dóra
MNM OMMK
(A borítókép forrása: www.cogneesol.com)
